这一年里，随着使用场景的扩大化，对这个不足有了一些新的理解。基于此，形成此文。内容比较干，但请相信，保证曹将诚品。

写在前面

在处理任何问题的时候，有两条路可走：

第一条是按图索骥，有明确的目标，也有清晰的路线，只用按部就班，就能到达终点。但事实是，大多数的路上都有雾，大多数路线图都残缺不全。于是，我们只能走第二条路：摸石头过河。

大致上知道终点在哪，隐约上知道该如何开始，但每一步，都是新的探险。通过不断地试错，不断地折返，不断地将手上的地图补充完整，最后形成自己的套路，通向终点。

于是，之后再来走这条路时，无论是自己，还是他人，都能快马加鞭，使命必达。我想，这就是知识管理的目标。让每一步都算数，让经历沉淀为经验。
构建索引系统
知识管理的工具有很多，本文以印象笔记为例进行阐述。

面对这样一个软件，第一件头疼的事，就是：如何构建索引系统。索引这个词太过书面，用通俗的话来说，就是：做哪些努力，可以方便后续搜索查找。

传统的索引系统是文件夹。这个我们再熟悉不过。比如对我来说，每年会新建一个文件夹，叫做「2018 年」，里面则是按项目进行归档，例如「xx 课题」。

我的笔记本

但是使用久了，会面临另一个问题：很多内容同时属于多个文件夹。

比如拍了一张照片，对它的索引包括三类：

• 第一是地点，比如「广州」；

• 第二是时间，比如「2018 年 8 月」；

• 第三是主题，比如「旅行」。

难道要建三个文件夹，然后把照片复制粘贴三次？

这里要引入第二个索引逻辑：标签系统。

我只用把照片放在某一个文件夹里，并注明特定的标签。那么，之后需要阅读时，既可以通过文件夹搜索，也可以通过标签查找。

在印象笔记中，我有一个文件夹叫「常用中文字体」，做 PPT 之前，一般会先翻阅一番，再确定使用哪种字体。

为了方便更快定位，我给字体加了标签，比如 #方正 #可爱 #书法 等。

标签

搜索时，如果是做公司的材料，那么 #方正 肯定是最好的选择，于是马上定位这个标签，得到相应的结果。

好了，这里简单小结一下：

索引系统建立的目的，是方便后续搜索。为了实现这个目的，我们可以考虑两条腿走路：一，针对特定主题建立文件夹；二，同时制定一套标签系统，独立于文件夹体系。
知识分类
有了底层的逻辑后，我们需要回答下一个问题：哪些东西值得保存？

在自己看来，需要保存的信息包括六类：

• 工具 / 资源类

• 标准 / 流程类

• 日记 / 总结类

• 索引类

• 笔记类

• 临时类

我们分别来说。
工具 / 资源类
这就如同桌子上的工具书，随时都需要查阅。

这类知识的记录要点就一个字：短。比如这个在线画逻辑图的网站，我的处理方案是：

• 在标题上注明功用；

• 内容部分给出网址和效果图。

工具 / 资源类

之后查找时，能在 1 秒钟的时间内马上锁定。类似的还有一些常用网站整理，都是如此。
标准 / 流程类
可能是公司的章程，也可能是自己做某件事的方法。这一类的笔记讲求完整。

完整到什么程度呢？最好把相关的附件（比如模版什么的）一并附上，这样之后要做某件事时，直接就能按部就班完成。

例如下面这个报销流程：

标准 / 流程类日记 / 总结类

我们每天都会经历一些事，有些很重要，例如完成了一个项目；有些很痛苦，例如因为做得不好被领导指责；还有些很特别，例如参加了一次培训有很多收获。

这些事情，都值得留下痕迹。因为是它们，组成了我们的一生。

针对这些内容，我们可以考虑建立模版，每天定时填空。

日记 / 总结类索引类

随着电脑上的资源越来越多，查找时很不方便。于是自己专门建立了一个索引类文件夹，里面有一些 PPT 素材的截图，其标题与文件名一一对应。

以 MockUp（样机）为例，我的工作流是：

• 先在印象笔记的专门文件夹里查看，找到符合场景的方案；

• 打开 Everything（搜索软件），输入文件名，找到文件；

• 打开文件，进行后续操作。

索引类

笔记类
无论是看公众号，还是读书浏览新闻，都会有一些文章值得保存留念。不过，有一个特别的建议：一定要把最重要的内容放到最前面！

为什么？因为之后真的真的真的没有时间或心情，再来完整阅读全文。

笔记类临时类

平时工作时，留给我们整理的时间不多。遇到不知道放哪里的内容时，先把它们塞到「临时类」文件夹里，等后续有时间的时候，再做归档处理。

自己建立了一个「默认笔记本」，就是专门用来塞各种零散的内容。

临时类

小结一下：

对个人来说，经常需要保存的信息包括六类：1. 工具 / 资源类；2. 标准 / 流程类；3. 日记 / 总结类；4. 索引类；5. 笔记类；6. 临时类。
笔记的迭代
人总是在成长，一个重要的表现就是：之前觉得重要的内容，时过境迁感觉不过如此。所以，每过一段时间，有必要对内容进行二次筛选。

我个人的处理方式是：另起炉灶。

比如在 PPT 这一块，原来有一个文件夹，叫做「模版制作」，但积累一年后，发现并不是每个都有含金量，但又不舍得删掉。

原来的「模板制作」

怎么办？我将现在感觉有价值的内容（主要是素材），腾挪到新的文件夹「我的素材」，之后就重点在这里面更新即可。

现在的「我的素材」

原来的文件夹，在之后基本没有翻过了。再看里面积累的内容，其实已经跟不上时代。
印象笔记的操作技巧
接下来我们聊聊印象笔记的操作技巧。
笔记模版
对大多数朋友来说，找到一个好用的模版，能够快速地上手，并在前人的基础上进行自我适应。

印象笔记有提供一系列模版，具体的网址如下：https://list.yinxiang.com/moban/

印象笔记模板

大到年度计划，小到每日计划，亦或者客户咨询、旅行日历，应有尽有。
提醒功能
之前一直不理解这个功能的用处，直到——最近折腾的广州车牌摇号。

因为需要每隔三个月去系统上重新申请一次，所以我建了一个笔记，里面记录了摇号的网站、账号密码信息，并设置好提醒时间。这样每次到点，接到提醒，然后顺道点击链接，输入账号密码，重新发起申请。

提醒功能快捷方式

有些文件、文件夹使用非常频繁，我们可以将它们添加到「快捷方式」里，方便后续快速调用。

操作路径：

• 鼠标右键点击某条笔记 / 某个文件夹；

• 选择「添加到快捷方式」，之后便会出现在菜单栏下方。

如下图：

添加快捷方式文件密码

我有一个笔记，专门存放网站的账号密码。我设置了双重加密：

第一步：只有自己才看得懂的密码。

比如某个密码是：jlkk。只有自己才能根据已有的信息辨别中间的「*」是什么。

第二步：为这些内容加密。

在印象笔记里，只用全选内容，然后点击右键，选择「加密所选文本」即可。

加密所选文本

加密效果

制作目录
我有将自己公众号的文章导入印象笔记。为了方便搜索，所以新建了一条笔记，做了文章的索引目录。

具体方法是：

• 全选（Ctrl+A）文件夹内所有笔记；

• 然后选择「创建目录」即可。

创建目录

目录效果默认字体

系统默认的字体真的不好看，所以我将其调整为「微软雅黑」。具体路径是：

• 点击「工具」选项卡下的「选项」；

• 在跳出的对话框「笔记」一栏里，更改默认字体。

设置默认字体快速保存

最新版的印象笔记有推出一个新功能：在「通知中心」的 Widget 里添加「印象笔记·剪贴板」小组件（iOS 系统专属）。

看到好词好句，马上复制，即刻上传。避免了打开软件后再粘贴的繁琐功夫。

印象笔记·剪贴板标注文件

这是印象笔记非常非常非常给力的功能！

无论是 PDF ，还是图片，当我们导入印象笔记后，都可以进行标注。如果是 PDF 的话，标注过的内容会被前置，方便后续阅读。

标注功能与印象笔记关联的App

印象笔记的一个独特优势是：可以与多个软件实现集成，一键导入相应的文章或笔记。个人经常使用到的有：

• 格志。一款日记类 App，界面很漂亮，产品逻辑取自「晨间日记」。

• EverMemo。一款便签类 App，写完以后自动同步印象笔记。

• IFTTT。可以在上面做一些设置，这样发布在 instagram 上的图片、微博内容自动同步印象笔记。

• 扫描宝。印象笔记推出的扫描 App ，扫描文档后自动同步。

• 微信上关注「我的印象笔记」公众号并绑定账号，之后可以将公众号文章同步到印象笔记。

• 微博上关注「我的印象笔记」并绑定账号，转发或评论某条微博带上 @我的印象笔记，则可以同步相应内容。

• 马克飞象，一款 Markdown ，可以同步到印象笔记。不过据说印象笔记马上就会推出 Markdown 功能。

我是小结
知识管理的内涵包括输入、整理和输出三个阶段，本文主要介绍了输入和整理两个板块。

首先，搭建索引系统。有两个逻辑，第一是文件夹逻辑，第二是标签逻辑，可以同时使用。

其次，划定记录边界。

个人记录内容包括 ① 工具 / 资源类、② 标准 / 流程类、③ 总结类、④ 索引类、⑤ 笔记类和 ⑥ 临时类。不过这都是动态变化的，随着个人的成长，会不断添加新的内容。

最后，就是一些技巧。

• 笔记模版。在这里获取：https://list.yinxiang.com/moban/。

• 提醒功能。点击笔记右上角的「下三角」，选择「提醒」。

• 快捷方式。①鼠标右键点击某条笔记 / 某个文件夹，②选择「添加到快捷方式」。

• 文本加密。①选择需要加密的文字，②点击右键，③选择「加密所选文本」。

• 制作目录。①选择多条笔记，②然后生成目录。

• 默认字体。「工具 - 选项 - 笔记 - 默认字体」。

• 快速保存。利用印象笔记的「印象笔记·剪贴板」功能。

• 标注文件。右键点击插入的图片或 PDF，选择标注。

• 与印象笔记关联的 App。格志（日记）、Evermemo（便签）、IFTTT（同步 Ins、微博）、扫描宝（扫描）、微信「我的印象笔记」公众号（保存文章）、微博上「我的印象笔记」（保存微博）、马克飞象（Markdown编辑）。

我是尾巴
本文信息量有点大，感谢大家看到这里。最后说点题外话吧。

每隔一段时间再来审视自己，真的是件很虐心的过程。比如阅读曾经的文章，会羞愧于当时思考的深度和拙劣的文笔；看曾经拍过的照片，会懊恼当初怎么这么不会构图，调色也尽是非主流。

但是，这就是自己啊。是这样一步一步，摸着指头，慢慢地走到了现在。感谢这一路的不完美，感恩每一步的小坚持。希望明年再看这篇文章，依旧是不完美。
转---少数派：https://sspai.com/post/46056